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word文檔基本操作步驟

作者:佚名    責任編輯:admin    更新時間:    2015-10-07 09:32:26

  新建文檔

  我們講了Word第一課后,有位朋友和我說用起來太麻煩了,問他怎么個麻煩法,他說,有時要打印幾份文件,每打印一份就要退出一次Word重來,所以特別麻煩。 其實根本用不著退出Word。你可以在Word里面關掉已經打印出來的文件,然后新建一個文檔或者打開另外的文檔,同時打開幾個文件也可以。

  怎么做呢?很簡單的,先看新建文檔。我們打開Word。Word啟動之后自動建立了一個新文檔,注意現在標題欄上的文檔名稱是“文檔1.doc”,單擊工具欄上的"新建空白文檔"按鈕,現在我們就又新建了一個空白的文檔,它的名字叫做“文檔2.doc”。再單擊這個按鈕,就出現了“文檔3”。這是我們新建一個文檔最常用的方法。

  建立新文檔 還 有幾種 方法:

  1通過“開 始”菜單 的“新建Office 文檔”命 令來 建立:

  單 擊“開始” 按鈕,單擊 “新建 Office 文檔”命令

  打開“新建Office文檔”對話框,選擇“空文檔”:

  單擊“確定”按鈕,出現了Word的啟動畫面,我們就建立了一個新的Word文檔。

  2 使用快捷鍵來建立: 在Word中按Ctrl+N鍵,可以建立一個新的空白文檔。

  3 在Word中使用“文件”菜單的“新建”命令來建立:

  4 在“我的電腦”和“資源管理器”中使用“新建”命令來建立:

  5 使用右鍵菜單來建立: 在桌面上空白處單擊鼠標右鍵,在快捷菜單中單擊“新建”項,從彈出的子菜單中選擇“Microsoft Word文檔”,給這個文檔起好名字,這個文檔就建立好了。

  打開文檔

  怎么在Word里打開以前存盤的文檔呢?我的朋友說他一直都是先退出Word,然后去雙擊要打開的文件,Word就會自動啟動并打開那個文件。

  其實打開和新建一樣,不用退出Word也可以打開文件,單擊工具欄上的“打開”按鈕,就可以打開一個“打開文件”對話框。

  我們來看看怎么打開D盤“笑話”文件夾中的“笑話.doc”。

  單擊這個下拉列表框,從彈出的列表中選擇“D:”,也就是D盤,現在下面的文件列表中出現的就是D盤的內容了,雙擊打開這個“笑話”文件夾,列表中就出現了“笑話.doc”文件,選中這個文件,單擊“打開”按鈕,就打開這個文件了。

  打開文檔 還 有幾種 方法:

  1通過“開始”菜單的“打開Office文檔”命令來打開;

  2 在Word里按“Ctrl+O”鍵。 在Word中使用“文件”菜單的“打開”命令。

  3使用“文件”菜單中的歷史記錄來打開文檔:打開“文件”菜單,在下面有一欄顯示了我們最近打開過的文檔,單擊其中的一條,就可以打開相應的文檔了;

  我們還可以設置這個文檔顯示的數目:打開“工具”菜單,單擊“選項”命令,打開“選項”對話框,單擊“常規”選項卡,在這里有一個“列出最近使用文件?個”選項,輸入框中可以輸入文件的數目,而清除這個復選框則可以讓Word不再記憶曾經打開的文件。

  保存文檔

  現在我們來看看保存文檔。這次我們講一點新東西:

  打開“另存為”對話框;這里有一個“新建文件夾”按鈕,它可是很有用的:我們平時的文件都是分類存放的,而有時要保存編輯的稿件,覺得放到哪里都不合適,這時我們就可以新建一個文件夾把文件放到里面。單擊這個“新建文件夾”按鈕,在打開的對話框中輸入文件夾的名字“稿件”,

  單擊“確定”按鈕,回到“另存為”對話框;輸入文檔的名字,單擊“保存”按鈕,我們就可以把文檔保存在新建的文件夾中了。

  多文檔切換

  不過現在就有另一個問題了,現在我們打開了幾個文檔,而不是像以前那樣只打開一個文檔,如果我

  們想從現在這個文檔切換到另外的一個文檔中,該怎 么辦呢?一般的辦法是使用窗口菜單來切換當前編輯

  的文檔。

  打開窗口菜單,菜單的最下面列出了我們打開的 所有文檔,帶有對號的是當前編輯的文檔,單擊“文

  檔2.doc”,就切換到了“文檔2.doc”。 當然你也 可以按下ALT+TAB鍵來切換,這是Word 2000新增的

  切換功能。

  關閉文檔和退出Word

  現在我們打開了多個文檔,假如我們現在要關閉這個“文檔2.doc”,單擊標題欄上的這個“關閉”按

  鈕就可以了。 你可能要問,這個按鈕不是退出Word時用的嗎?是這樣,在只打開了一個文檔時是點這個

  按鈕會退出Word,但在同時打開了幾個文檔時,它的作用就只是關閉當前編輯的文檔了。現在我們只有

  一個打開的文檔,在剛才的關閉按鈕的下面,也就是菜單欄的最右端,又出現了一個關閉按鈕。現在標題欄上

  的“關閉”按鈕的作用是關閉當前編輯的文件并且退出Word,而菜單欄上的“關閉”按鈕就只是關閉當前文檔,

  而不退出Word了。

  在打開了幾個文檔的時候可以直接退出Word,打開“文件”菜單,選擇“退出”命令,就可以直接退出Word了。選擇這個命令后,出現了一個對話框,這是提示我們要關閉的文檔沒有存盤,要不要現在保存,

  這是Word的一項功能。如果在上次保存之后你又對文檔做了改動,它就會提醒你進行保存;現在的這些文件都沒有保存價值,所以我們選擇“否”。不過你以后遇到這個對話框時可要想清楚,是不是要保存。 雖然忘了保存文件時,退出Word會提醒你存盤,但你也要養成經常保存文件的習慣。不然萬一遇到停電之類的特殊情況,可是誰也幫不了你。

  文檔的保護

  有時編輯的文檔不希望別人進行修改,這時可以給文檔設置一個口令,把文檔保護起來:打開“工具”菜單,單擊“選項”命令,打開“選項”對話框,單擊“保存”選項卡,在“修改權限密碼”文本框中輸入一個密碼(如圖14),單擊“確定”按鈕,此時會出現一個“確認密碼”對話框,再一次輸入密碼,單擊“確定”按鈕,密碼就設置好了,關閉并保存文檔,再打開它,就會出現一個“密碼”對話框,要求我們輸入一個密碼,否則就只能以只讀方式打開文檔。

  如果你不希望別人看到文檔的內容,還可以設置一個“打開權限密碼”,打開“選項”對話框,在“常規”選項卡的“打開權限密碼”正文框中輸入密碼,單擊“確定”按鈕,彈出“確認密碼”對話框,再次輸入密碼,單擊“確定”按鈕,同樣保存退出,再打開文檔時會彈出一個“密碼”對話框,現在如果不輸入密碼就不能打開文檔了。要是不想要密碼了,打開“選項”對話框,在兩個密碼的正文框里把密碼清除就可以了。

  要是把密碼忘了,你最好和微軟的人聯系,讓他們幫你來解決這個問題。

  在Word中還可以對文檔的一部分內容設置修改口令,防止別人修改,方法是打開“工具”菜單,單擊“保護文檔”命令,在“保護文檔”對話框中選擇要保護的內容,比如批注、修訂等,輸入密碼,單擊“確定”按鈕,同樣會出現一個“確認密碼”對話框,確認一下密碼就可以了。

  存為Web頁面

  把一個文檔保存成一個網頁:打開“文件”菜單,單擊“另存為Web頁”命令,打開“另存為”對話框,選擇保存的文件夾,輸入文件名,單擊“保存”按鈕,就可以保存出一個Web頁來。

  不過在保存時會丟失一部分格式的設置,因為在頁面視圖中的某些格式在瀏覽器中是無法實現的,單擊“繼續”按鈕,Word自動轉到了Web版式視圖中,在這里設置的格式就可以在瀏覽器中完全顯示了。

  打開“文件”菜單,單擊“Web頁預覽”按鈕,就可以直接用瀏覽器來查看所做網頁的實際效果了。在Word 2000中可以直接從打開對話框中打開并編輯Web文件夾中的文檔,也可以直接把文檔保存到Web文件夾中。

  在IE5中單擊“編輯”按鈕的下拉箭頭,選擇“使用Microsoft Word for windows進行編輯”,可以啟動Word對網頁進行編輯。

  Web文件夾是Office 2000中增加的一個功能,它允許你將Office文檔直接保存到Web服務器上,以方便文檔的更新。

  設置Web文件夾:打開“我的電腦”,雙擊“Web文件夾”圖標,打開“Web文件夾”,雙擊“添加Web文件夾”圖標,打開“添加Web文件夾”對話框,在“請鍵入要添加的位置”輸入框中輸入放置Web文件夾的URL,單擊“下一步”按鈕,輸入這個Web文件夾的名稱,單擊“完成”按鈕,一個W

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